“Mengapa dokter masih harus menginput data yang sama berulang kali, sementara rumah sakit sudah menggunakan Rekam Medis Elektronik?”

Pertanyaan tersebut menjadi salah satu topik yang paling banyak memancing diskusi dalam Digital Health Readiness Series Sesi Kelima. Di tengah semakin masifnya implementasi Rekam Medis Elektronik (RME) dan integrasi SATUSEHAT, banyak rumah sakit ternyata masih menghadapi tantangan yang sama: data klinis telah terdokumentasi, tetapi belum benar-benar dapat dimanfaatkan secara optimal.

Dokter mengisi rekam medis. Petugas rekam medis kembali melakukan proses koding. Tim klaim melakukan verifikasi ulang. Sementara bagian keuangan baru dapat mengetahui biaya pelayanan setelah pasien pulang. Data yang sama terus berpindah tangan, diinput ulang, bahkan tidak jarang menghasilkan informasi yang berbeda.

Akibatnya bukan hanya pekerjaan administratif yang semakin panjang. Kesalahan dokumentasi dapat menyebabkan pending claim, ketidaksesuaian data SATUSEHAT, hingga hilangnya peluang rumah sakit memperoleh pembiayaan yang sesuai dengan kompleksitas pelayanan yang telah diberikan.

Fenomena tersebut menjadi fokus pembahasan dalam webinar “Sinergi Digital SATUSEHAT & Clinical Pathway” yang diselenggarakan oleh PT Inovamedika Solusindo bekerja sama dengan Lembaga Pelatihan Kesehatan Bina Vidya Husada (BVH), lembaga pelatihan kesehatan yang telah terakreditasi Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Webinar ini mempertemukan praktisi rumah sakit dari berbagai daerah untuk membahas bagaimana data klinis yang terstruktur mampu menjadi fondasi pelayanan kesehatan yang lebih efisien, akurat, dan berkelanjutan.

Materi disampaikan oleh Ibu Fita Loka Nuraini, A.Md., RMIK., S.ST., MIK., Marketing Manager PT Inovamedika Solusindo sekaligus praktisi Manajemen Informasi Kesehatan yang telah mendampingi berbagai rumah sakit dalam implementasi Rekam Medis Elektronik, integrasi SATUSEHAT, serta pengembangan proses bisnis digital.

“Digitalisasi layanan bukan hanya tentang bagaimana rumah sakit memiliki sistem yang terintegrasi. Yang lebih penting adalah memastikan data klinis yang dihasilkan benar, lengkap, dan dapat dimanfaatkan untuk pelayanan pasien, pengambilan keputusan, hingga kebutuhan pembiayaan. Ketika data berkualitas, maka manfaatnya akan dirasakan di seluruh proses pelayanan,” ujar Ibu Fita.

Ketika Dokumentasi Klinis Belum Terhubung, Rumah Sakit Kehilangan Lebih Banyak dari yang Disadari

Perubahan sistem pembiayaan layanan kesehatan dan implementasi SATUSEHAT membuat kualitas dokumentasi klinis memiliki peran yang jauh lebih strategis dibandingkan sebelumnya.

Jika dahulu rekam medis lebih banyak dipandang sebagai dokumen pelayanan, kini data tersebut menjadi dasar interoperabilitas nasional, proses klaim pembiayaan, evaluasi mutu layanan, hingga pengambilan keputusan manajemen.

Namun dalam praktiknya, banyak rumah sakit masih bekerja dengan proses yang terfragmentasi. Dokter mendokumentasikan pelayanan, petugas rekam medis melakukan pengkodean secara manual, unit klaim memeriksa kembali kelengkapan dokumen, sementara data untuk SATUSEHAT harus melalui proses validasi tambahan.

Semakin banyak proses yang berdiri sendiri, semakin besar pula peluang terjadinya ketidaksesuaian data. Kondisi tersebut tidak hanya memperlambat pelayanan, tetapi juga dapat memengaruhi pendapatan rumah sakit ketika dokumentasi klinis tidak mampu menggambarkan kondisi pasien secara lengkap.

Clinical Pathway Tidak Lagi Sekadar Panduan Pelayanan

Dalam webinar dijelaskan bahwa konsep Adaptive Dynamic Clinical Pathway (ADCP) hadir untuk menjawab tantangan tersebut.

Berbeda dengan clinical pathway konvensional yang bersifat statis, ADCP memungkinkan seluruh proses pelayanan pasien terdokumentasi secara terstruktur sekaligus mengikuti kondisi klinis yang berkembang secara real time.

Artinya, ketika dokter menginput tindakan medis, data tersebut tidak berhenti sebagai catatan rekam medis. Sistem secara otomatis dapat menerjemahkannya ke berbagai standar internasional seperti SNOMED CT, LOINC, maupun ICD-10, sehingga informasi yang sama dapat dimanfaatkan untuk berbagai kebutuhan tanpa harus diinput ulang.

Pendekatan ini menjadi semakin penting seiring meningkatnya kebutuhan interoperabilitas data nasional melalui platform SATUSEHAT. Dalam salah satu studi implementasi yang dipaparkan pada webinar, penerapan ADCP mampu memangkas waktu dokumentasi dokter dari sekitar 15 menit menjadi hanya 4 menit per pasien. Di saat yang sama, tingkat kelengkapan dokumentasi klinis meningkat hingga 94 persen, sehingga kualitas data yang digunakan untuk pelayanan maupun klaim menjadi jauh lebih baik.

Satu Data Kini Harus Melayani Banyak Kepentingan

Diskusi webinar menunjukkan bahwa rumah sakit tidak lagi bekerja dalam ekosistem yang berdiri sendiri. Satu data pelayanan kini harus mampu memenuhi kebutuhan berbagai pihak secara bersamaan, mulai dari tenaga kesehatan, unit rekam medis, bagian klaim, manajemen rumah sakit, hingga platform SATUSEHAT.

Di sinilah pentingnya konsep “Data Once, Use Many Times”. Ketika data klinis terdokumentasi secara benar sejak awal, informasi tersebut dapat langsung dimanfaatkan untuk dokumentasi medis, penghitungan biaya pelayanan, pelaporan nasional, hingga analisis mutu layanan tanpa perlu dilakukan penginputan berulang.

Sebaliknya, apabila data yang masuk sejak awal tidak lengkap atau tidak sesuai standar, seluruh proses berikutnya akan ikut terdampak. Kesalahan kecil pada tahap dokumentasi dapat berkembang menjadi klaim yang tertunda, pelaporan yang gagal terkirim, bahkan menurunkan kualitas informasi yang digunakan pimpinan rumah sakit dalam mengambil keputusan strategis.

Menyatukan Pelayanan Klinis dan Pembiayaan dalam Satu Ekosistem

Salah satu pembahasan yang menarik perhatian peserta adalah hubungan antara dokumentasi klinis dengan pembiayaan rumah sakit. Dalam proses menuju implementasi Indonesia Diagnosis Related Groups (IDRG), kualitas dokumentasi dokter akan menjadi faktor yang sangat menentukan ketepatan kelompok pembiayaan.

Melalui parameterisasi Kode Pembiayaan Tindakan dan Layanan (KPTL), sistem dapat membantu menerjemahkan tindakan klinis menjadi estimasi biaya secara otomatis. Dokter juga memperoleh notifikasi ketika biaya pelayanan mulai mendekati batas tertentu berdasarkan tingkat keparahan kasus.

Pendekatan tersebut memberikan kesempatan kepada rumah sakit untuk melakukan evaluasi lebih awal sekaligus memperkuat bukti klinis yang mendukung proses verifikasi pembiayaan. Dengan kata lain, dokumentasi yang baik tidak hanya meningkatkan mutu pelayanan, tetapi juga berkontribusi langsung terhadap keberlanjutan finansial rumah sakit.

Teknologi yang Baik Harus Tetap Stabil di Tengah Tingginya Aktivitas Pelayanan

Selain membahas proses bisnis, webinar juga mengangkat tantangan teknis yang sering dihadapi rumah sakit ketika mulai mengintegrasikan SIMRS dengan SATUSEHAT.

Beberapa peserta berbagi pengalaman mengenai keterlambatan pengiriman data pada jam-jam sibuk pelayanan. Kondisi tersebut sering menimbulkan kekhawatiran bahwa integrasi akan memperlambat pekerjaan tenaga kesehatan.

Menanggapi hal tersebut, Ibu Fita menjelaskan bahwa stabilitas sistem menjadi bagian penting dalam digitalisasi layanan. Menurutnya, pengiriman data seharusnya berlangsung di belakang layar tanpa mengganggu aktivitas pelayanan pasien.

Bagaimana Inovamedika Menjaga Stabilitas Sistem di Tengah Skala Layanan yang Besar

Melalui pengalaman mendampingi lebih dari 114 fasilitas pelayanan kesehatan di berbagai wilayah Indonesia, Inovamedika menerapkan pendekatan arsitektur sistem yang memungkinkan proses pertukaran data berlangsung secara lebih stabil melalui mekanisme message queue, sehingga performa aplikasi pelayanan tetap terjaga meskipun terjadi lonjakan transaksi menuju platform SATUSEHAT. Pengalaman ini menjadi bagian dari komitmen Inovamedika dalam mendampingi rumah sakit menyusun roadmap digitalisasi layanan yang tidak hanya andal secara fungsi, tetapi juga tangguh secara infrastruktur.

Pendekatan tersebut menunjukkan bahwa keberhasilan digitalisasi layanan tidak hanya ditentukan oleh fitur aplikasi, tetapi juga oleh kesiapan infrastruktur yang menopangnya.

Kolaborasi Menjadi Faktor Penentu Keberhasilan

Menariknya, sesi diskusi tidak didominasi oleh pertanyaan mengenai teknologi. Sebagian besar peserta justru membahas bagaimana menyelaraskan proses kerja antarunit, meningkatkan kualitas dokumentasi klinis, hingga membangun komitmen bersama dalam menjaga kualitas data.

Hal tersebut menunjukkan bahwa keberhasilan digitalisasi layanan pada akhirnya bukan sekadar proyek implementasi sistem informasi. Keberhasilannya sangat bergantung pada kolaborasi antara tenaga kesehatan, petugas rekam medis, tim teknologi informasi, manajemen rumah sakit, serta institusi yang berperan dalam peningkatan kompetensi sumber daya manusia.

Kolaborasi antara PT Inovamedika Solusindo dan Lembaga Pelatihan Kesehatan Bina Vidya Husada (BVH) dalam penyelenggaraan webinar ini menjadi salah satu wujud bahwa digitalisasi layanan tidak cukup dibangun melalui teknologi saja, tetapi juga melalui penguatan kapasitas SDM agar mampu mengoptimalkan perubahan yang sedang berlangsung.

Masa Depan Rumah Sakit Dimulai dari Kualitas Data Hari Ini

Digitalisasi layanan bukan lagi diukur dari berapa banyak aplikasi yang dimiliki rumah sakit, melainkan dari seberapa baik data yang dihasilkan mampu mendukung pelayanan, pengambilan keputusan, hingga keberlanjutan organisasi.

Ketika dokumentasi klinis tersusun secara terstruktur, satu data dapat memberikan manfaat bagi banyak proses sekaligus — mulai dari pelayanan pasien, integrasi SATUSEHAT, evaluasi mutu, hingga pembiayaan. Pada akhirnya, keberhasilan rumah sakit di era digital healthcare bukan hanya ditentukan oleh kecanggihan teknologi yang digunakan, tetapi oleh kemampuannya membangun budaya pengelolaan data yang berkualitas. Sebab ketika data dapat dipercaya, pelayanan menjadi lebih tepat, keputusan menjadi lebih akurat, dan digitalisasi layanan benar-benar menghadirkan nilai bagi pasien maupun institusi.